Положение о обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец.

 

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и область применения

1.1. Определение терминов:

база персональных данных — именованное множество упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме карточек персональных данных;

ответственное лицо — определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, которые содержат персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, на которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных явно указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

анонимизация персональных данных - удаление информации, которая позволяет идентифицировать личность;

обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, полностью или частично осуществленных в информационной (автоматизированной) системе и/или в карточках персональных данных, связанных с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), анонимизацией, уничтожением информации о физическом лице;

персональные данные - информация или совокупность информации о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

владелец базы персональных данных - физическое или юридическое лицо, которому принадлежит база персональных данных или которому законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Лицо, которому владельцем и/или управляющим базой персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных, не является владельцем базы персональных данных;

субъект персональных данных - физическое лицо, относительно которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо - любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или управляющего базой персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или управляющим базой персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных - персональные данные о расовой или этнической принадлежности, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или сексуальной жизни

1.2. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

 

2. Список баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное выражение воли физического лица относительно предоставления согласия на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, права, определенные Законом Украины "О защите персональных данных", цель сбора данных и лиц, которым передаются его персональные данные, осуществляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовой или этнической принадлежности, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, относящихся к здоровью или сексуальной жизни (особые категории данных), запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьим лицам не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины "О защите персональных данных" или неспособно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос на доступ (далее - запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • Фамилия, имя и отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица - заявителя);
  • название, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, подтверждающего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица - заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также другие данные, которые позволяют идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
  • список персональных данных, запрашиваемых;
  • цель и / или правовые основания для запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подающего запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с дня его поступления, если это не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поставленных в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка оспаривания такого решения.

6.8. В сообщении о отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправки сообщения;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен согласно закону.

6.10. В сообщении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывается в доступе;
  • дата отправки сообщения;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суд.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.

7.1. Владелец базы персональных данных оснащен системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями;
  • обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных;
  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных, который должен содержать, в частности, нормы относительно периодичности осуществления такого контроля;
  • сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных в отношении обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента обнаружения таких нарушений;
  • обеспечить сохранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и сообщение указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
  • принимать участие в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
  • вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, предоставлять замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
  • получать пояснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
  • подписывать и удостоверять документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, касательно обработки и защиты персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, которые имеют доступ к персональным данным, в том числе осуществляют их обработку, обязаны не допускать раскрытия любым способом персональных данных, которые им были доверены или стали известны в связи с выполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, за исключением случаев, установленных законом.

7.7.Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины "О защите персональных данных" несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, её назначении и наименовании, местонахождении и/или месте жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее доверенность относительно получения этой информации уполномоченными им лицами, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в том числе информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
  • на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позднее чем за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, сохраняются ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;
  • предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
  • предъявлять мотивированное требование относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным скрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
  • обращаться с вопросами о защите своих прав в отношении персональных данных к органам государственной власти, органам местного самоуправления, полномочия которых включают защиту персональных данных;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любой информации о себе от любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подает запрос на доступ (далее - запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
  • другие сведения, которые позволяют идентифицировать субъекта персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных, по которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы;
  • перечень персональных данных, которые запрашиваются.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения субъекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если это не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины "О защите персональных данных".